Key Performance Indicator atau KPI merupakan alat pengukuran kinerja yang digunakan oleh Perusahaan baik yang berorientasi pada Profit ataupun Non Profit untuk mengevaluasi keberhasilan dalam mencapai tujuan strategis Perusahaan. Namun saat ini banyak Perusahaan menggunakan KPI hanya sebagai alat ukur keberhasilan atas pencapaian seseorang atau unit kerja tertentu sehingga kebiasaan yang muncul adalah saling menyalahkan satu sama lain atas tidak tercapainya kinerja yang bersangkutan. Blaming adalah salah satu karakter atas buah hasil pengelolaan kinerja yang tidak tepat. 

KPI membantu organisasi untuk fokus pada tujuan utama mereka, memantau kemajuan, dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. KPI sering kali dianalogikan dengan alat ukur timbang berat badan, namun analogi ini keliru karena akan membuat Organisasi akan sangat terfokus pada alat ukur tersebut bukan tujuan dari KPI tersebut dibuat. Analogi yang paling tepat dalam KPI adalah sebagai alat navigasi ataupun untuk memberitahukan bahwa setiap alat ukur yang digunakan oleh Organisasi seperti penjualan, tingkat kepuasan pelanggan, ataupun produksi, digunakan untuk memberikan informasi bahwa sejauh mana Organisasi melakukan eksekusi yang baik untuk mencapai sasaran strategis Organisasi. 

KPI yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria, yaitu SMART (Specific, Measurable, Agreeable, Relevant, Time-bound). KPI yang spesifik dan terukur memungkinkan organisasi untuk memantau kinerja terhadap sasaran dengan lebih akurat, seperti halnya dalam alat navigasi jika kita menggunakan alat navigasi untuk menuju satu tujuan maka kita butuh alat navigasi yang memberikan informasi yang spesifik dan ukurannya jelas sampai kepada tujuan yang kita harapkan. Sementara KPI yang agreeable, relevan, dan realistis memastikan bahwa indikator tersebut dapat dieksekusi sesuai dengan waktu yang tersedia, namun sudah mempertimbangkan “stretching” dari target Organisasi ke depannya.

Banyaknya alat ukur KPI yang dapat digunakan oleh Organisasi, memberikan pilihan yang beragam bagi setiap Manager untuk memilih alat ukur dalam mencapai sasaran Organisasi. Seluruh alat ukur KPI tersebut dapat dikatakan baik atau sesuai dengan best practice industri. Hanya saja ketika kita menentukan KPI tanpa mengetahui sasaran dari apa yang akan diukur, maka seluruh KPI yang kita gunakan menjadi keliru. Hal ini disebabkan seluruh alat ukur KPI dikatakan baik jika digunakan seluruhnya sesuai dengan sasaran strategis yang diharapkan. 

Implementasi KPI yang baik dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi. Dengan memantau KPI, organisasi dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam eksekusi strategi mereka. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat untuk meningkatkan kinerja Organisasi. Setelah mengetahui kekuatan dan kelemahan dalam eksekusi, Manajemen dapat merancang inisiatif strategi untuk mempertahankan kekuatan Organisasi agar terus dapat memenangkan persaingan dalam industri dan juga memperbaiki kelemahan agar tidak menghambat eksekusi strategi menuju visi Perusahaan. 

KPI juga dapat membantu dalam menciptakan transparansi setiap unit kerja di semua level Organisasi dalam berkontribusi atas pencapaian sasaran organisasi. Semua level dalam Organisasi dapat mengetahui apa yang diharapkan dari Manajemen dan bagaimana kontribusi mereka dapat terukur dengan baik. Melalui KPI Organisasi dapat memanfaatkan seluruh sumber daya yang ada untuk tetap fokus pada tujuan strategis mereka. Dengan mengarahkan sumber daya dan upaya pada area yang paling penting, Organisasi dapat mencapai hasil yang diinginkan dengan lebih efisien.

KPI dapat memberikan data yang dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan berbasis bukti. Hal ini mengurangi ketergantungan pada intuisi atau asumsi manajemen dan seluruh unit kerja yang tidak teruji terkait dengan posisi Organisasi hari ini terhadap tujuan Mereka. KPI yang jelas dan menantang dapat mendorong produktivitas dan kreativitas seluruh level dalam Organisasi. Seluruh Karyawan dapat termotivasi untuk mencapai atau melebihi target yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh KPI dijadikan alat navigasi bersama bagi seluruh level dalam Organisasi (Management, Manager, dan Pelaksana) untuk memberikan informasi terkait posisi Perusahaan saat ini terhadap tujuan mereka. 

Meskipun KPI memiliki banyak manfaat, implementasinya juga tidak lepas dari tantangan. Salah satu tantangan terbesar adalah memilih KPI yang benar-benar mencerminkan kinerja yang ingin diukur. KPI yang tidak relevan atau terlalu banyak dapat mengaburkan fokus organisasi. Aktivitas rutin karyawan di seluruh level dalam Organisasi menjadi godaan terbesar untuk dijadikan sebagai KPI. Alhasil, banyaknya aktivitas yang diukur membuat fokus Organisasi untuk mengetahui posisi terhadap sasaran strategis Organisasi menjadi tidak jelas.

Data yang tidak akurat karena Organisasi tidak memiliki infrastruktur dan sistem pengelolaan kinerja yang baik membuat KPI menjadi alat navigasi yang tidak up-to-date bahkan cenderung memberikan informasi yang salah sehingga mengakibatkan keputusan Manajemen yang salah. Karena Organisasi tidak memiliki infrastruktur dalam pengelolaan KPI, maka Organisasi selalu terlambat dalam melakukan evaluasi terhadap pencapaian sasaran ataupun pemilihan KPI yang tepat. Pemahaman seluruh level dalam Organisasi terkait dengan KPI dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian KPI tersebut perlu dikomunikasikan dengan baik agar tidak menyebabkan kesalahpahaman dan resistensi terhadap perubahan.

Implementasi KPI sering kali memerlukan perubahan budaya Organisasi karena untuk mencapai target yang sangat menantang maka tidak mungkin Organisasi melakukan cara yang sama setiap tahunnya. Organisasi harus mendorong budaya yang mendukung pengelolaan kinerja dan perbaikan berkelanjutan dalam seluruh level Organisasi. Konsistensi leader dalam memantau berjalannya sistem pengelolaan kinerja yang baik pun menjadi tantangan Organisasi saat ini. Tidak tergiur pada pencapaian sesaat dan mementingkan keberlanjutan Organisasi menjadi godaan terbesar bagi para Leader dalam Organisasi. 

One GML lebih dari 20 tahun membantu berbagai macam perusahaan yang berasal dari berbagai macam industri untuk meningkatkan kapabilitas Organisasi dalam pengelolaan kinerja dan eksekusi strategi. Cara-cara yang ditetapkan di setiap Perusahaan yang tidak hanya memperhatikan common practice yang ada dalam industri, tetapi juga memperhatikan setiap kapabilitas organisasi dalam melakukan eksekusi strategi menjadi poin terpenting agar dapat memastikan sistem yang dibangun dapat dijalankan dengan baik. One GML dalam menghadapi “KPI Gaming” yang berasal dari setiap industri memberikan pelajaran berharga bagi One GML dan juga partner One GML dalam menciptakan sistem pengelolaan kinerja yang baik.

Memastikan KPI dapat dikelola dengan baik menjadi tugas utama dari seluruh level dalam Organisasi, khususnya bagi Performance Management Manager. Memastikan KPI yang dipilih spesifik, terukur, relevan, berbatas waktu, dan disepakati bersama-sama menjadi langkah awal bagi seluruh Performance Manager di seluruh Organisasi. KPI harus selaras dengan tujuan strategis Organisasi dan mudah dipahami oleh semua anggota tim.

Performance Manager yang tergabung dalam Unit Kerja Strategic Initiative Management Office perlu memastikan infrastruktur yang dibangun dapat secara efisien membuktikan data yang digunakan untuk mengukur KPI akurat dan dapat dipercaya. Tidak hanya memastikan data akurat, Namun memastikan seluruh anggota Organisasi harus memahami KPI yang telah ditetapkan dan bagaimana kontribusi mereka untuk memengaruhi pencapaian KPI tersebut. Memanfaatkan saluran komunikasi yang efektif seperti strategic and performance review secara berkala adalah langkah untuk menyebarkan informasi ini.

Mengidentifikasi tren, mengevaluasi progres, dan membuat penyesuaian kembali menjadi siklus yang tidak pernah berhenti dalam Organisasi dalam mencapai kinerja yang berkelanjutan. Konsistensi dan dibantu dengan pemanfaatan teknologi seperti perangkat lunak manajemen kinerja secara real-time menjadi success story berbagai macam Organisasi dalam memastikan perubahan dapat direspons lebih cepat sehingga momen yang tercipta dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh manajemen dan seluruh unit kerja.

Sistem yang baik tidak mungkin diciptakan dengan instan, perlu konsistensi dan upaya dari seluruh bagian Organisasi dalam proses pengelolaan KPI menjadikan cerita berbagai macam Organisasi menuju kesuksesan mereka. Dari tingkat Manajemen hingga staf operasional, semua pihak harus berpartisipasi dan merasa memiliki tanggung jawab terhadap pencapaian KPI. Memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai pentingnya KPI dan cara menggunakannya akan sangat meningkatkan pemahaman dan keterampilan karyawan dalam mengelola KPI. Dengan menerapkan beberapa langkah di atas, Organisasi diharapkan dapat memastikan bahwa KPI dikelola dengan baik dan memberikan kontribusi positif terhadap pencapaian tujuan strategis mereka.

Penulis:

Abdul Wahid Monayo

Chief of Consulting Synergy Services

Editor: 

Ivan Mulyadi